ORGANIZACIÓN

2.      ORGANIZACIÓN

La organización, como segundo proceso empresarial, representa una estructura intencional y formal de funciones o puestos.

Según Idalberto Chiavenato, "organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

La empresa SmartNet S.A. posee su organización formal expresada en el organigrama presentado posteriormente, que claramente muestra las relaciones de dependencia y autoridad, y así mismo las divisiones internas de la empresa.

Por su parte, la organización informal se evidencia en las diferentes actividades producto de la integración de los trabajadores gracias al buen clima organizacional. Actividades como celebraciones sociales entre los empleados, convivencias entre los mismos, etc.

A partir del organigrama de SmartNet S.A podemos analizar la división de autoridad, los niveles jerárquicos y los tramos de control de la misma.

AUTORIDAD

La autoridad en la empresa se clasifica de la siguiente manera:

NIVELES JERÁRQUICOS

SmartNet S.A tiene 4 niveles jerárquicos (Primero al cuarto en orden descendente):

TRAMOS DE CONTROL

En cuanto al proceso de delegación de la empresa, es claro que el dueño de la misma es quien más ha delegado funciones a subordinados de su entera confianza. En ausencia del dueño, la Gerencia general delega funciones al Director comercial y al Director de investigación y desarrollo, o a la Coordinadora administrativa. A su vez, el Director comercial delega funciones al Coordinador de operaciones, que delega funciones a Instaladores y al Técnico en sistemas, al Jefe de ventas, encargado de delegar funciones a los Asesores comerciales, y finalmente, al Administrador.

Por otra parte, se puede decir que la empresa SmartNet S.A es descentralizada debido a que la operación como tal está repartida entre varias personas, y no está ligada específicamente al consentimiento del dueño. Además, la toma de decisiones está más que todo en niveles de rangos no tan altos, donde los gerentes de bajo nivel son los encargados de realizarlas.

En lo referente a la departamentalización, la empresa se encuentra subdivida en dos grandes departamentos: el departamento de sistemas y en el departamento tecnológico.

Dentro del departamento de sistemas se encuentra el Ingeniero de Soporte, el Programador y el Social media manager.

Dentro del departamento tecnológico se encuentra el Director comercial a cargo del Coordinador de operaciones, a su vez a cargo de los Instaladores y del Técnico en sistemas, del Jefe de ventas, a su vez a cargo de los Asesores comerciales, y del Administrador; y el Coordinador de investigación y desarrollo.

Adicional, se puede agregar que la organización de la empresa SmartNet S.A es una organización mixta porque combina los tres enfoques básicos de la departamentalización.

La organización funcional se refleja en las divisiones de los cargos de acuerdo a las funciones, específicamente en la división del departamento de sistemas y del departamento de tecnología.

La organización divisional se refleja en la operación de la empresa a través de las divisiones por productos en cuanto a su labor, específicamente en sus diferentes productos como el desarrollo de software de información, software de identificación biométrica, productos tecnológicos y las impresoras 3D.

Finalmente, la organización matricial se refleja específicamente en el cargo los Asesores comerciales que tienen como jefe al Jefe de ventas y también al Director comercial. También, además de cumplir sus funciones como Asesores comerciales, participan en varias ocasiones en  los diferentes proyectos en desarrollo de la empresa, es decir que rendirían cuentas además al Coordinador de investigación y desarrollo encargado de varios de dichos proyectos.

  

                                                  

La empresa Promigas S.A. E.S.P., por su parte, presenta su organización formal en el organigrama presentado a continuación, donde refleja las relaciones de dependencia y autoridad, y, de igual forma las divisiones a nivel interno de la empresa.

El organigrama anterior muestra la división de trabajo que existe dentro de la empresa, además de la diferenciación jerárquica que posee cada miembro, de mayor a menor tramo de autoridad.

AUTORIDAD

La autoridad en la empresa se clasifica de la siguiente manera:

NIVELES JERÁRQUICOS

Promigas S.A E.S.P.  Posee  3 niveles jerárquicos (Primero al tercero en orden descendente):

TRAMOS DE CONTROL

El proceso de delegación dentro de la empresa se maneja de forma que el presidente de la misma es quien maneja el mayor tramo de control delegando funciones a sus vicepresidentes. En caso de ausencia del presidente, quien toma el control como mano derecha es el Vp. de asuntos corporativos, a quien le deben  rendir cuenta de sus acciones los gerentes de comunicación, cumplimiento y control.

Por otra parte en cuanto a la departamentalización, la empresa se encuentra subdivida en cuatro departamentos (Financiero - Operaciones de Transporte - Negocios de transporte - Distribución) que se encuentran a cargo del  Vp.  Financiero y administrativo el cual tiene a su cargo los gerentes  Recursos humanos, Administrativo, Recursos financieros,  Planeación financiera y estratégica y Resultados financieros.  Posteriormente encontramos el  Vp. de operaciones de transporte y  Vp. de negocios de transporte que se encargan de los transportes de la empresa, estos delegan funciones a los gerentes de Operaciones, Mantenimiento, Construcciones, Ingeniería, Medio ambiente y Seguridad industrial, Regulación y Gestión, Comercial de transporte y Nuevos negocios de transporte y LNG. Finalmente el departamento de distribución a cargo del Vp. de Distribución encargado de los distintos canales de distribución de la empresa; a su cargo se encuentran los gerentes de FNB y canales, y Nuevos negocios de distribución.

En conclusión, el proceso de organización dentro de una empresa facilita el logro de los objetivos en la medida en que la distribución del trabajo y responsabilidades sea hecha de manera equitativa y de acuerdo a las habilidades y capacidades de cada miembro. La organización de SmartNet y Promigas es muy parecida debido a que en ambas empresas manejan un  tipo de organización formal, en la que los miembros de mayor cargo delegan funciones y revisan directamente a sus subordinados. Claramente existe en las dos empresas, en lo concerniente a su organización formal, expresada en sus respectivos organigramas, un cargo con mayor tramo de control que otros. Así mismo, son empresas descentralizadas debido a que la operación como tal está repartida entre varios cargos, cada uno con sus funciones específicas, y no depende exclusivamente del jefe principal. Además, el proceso de toma de decisiones está igualmente repartido, permitiendo la participación de la mayoría de funcionarios.